Исходящие номера документов примеры

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. К вашему вниманию!

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве

Содержание:

• Пример исходящих документов
• Исходящие документы в организации
• Нумерация исходящих писем и приказов
• Журнал регистрации исходящих документов
• Как регистрировать документы
• Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией
• Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
• Работа с входящими документами

Пример исходящих документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов.

От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т. Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке. Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие. Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом. Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе. Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения.

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности. Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:. Читайте также: Журналы регистрации документов. То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители.

Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов.

После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа.

Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией. Оформление исходящих документов подразумевает присвоение исходящего номера.

Номер исходящего документа зависит от того, является ли оно ответом на присланный ранее запрос, или же написано в инициативном порядке. В первом случае исходящим номером будет являться входящий номер, полученный при первичной регистрации, во втором — самостоятельный номер, присваиваемый в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел организации.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" — ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль.

Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Карта Летуаль на 2 руб. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Делопроизводство. Исходящие документы в организации. Темы: Делопроизводство Документооборот Система документооборота Документы делопроизводства.

В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Виды исходящих документов Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Учет и регистрация исходящих документов в году Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в году Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе: индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления ф - факсом, э — по электронной почте ; дата регистрации; дата и номер запроса, на который отправляется ответ; наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ; краткое содержание документа, отражающее его суть; отметка об исполнении регистрационные номера входящих документов-ответов ; сведения об исполнителе подразделение должность, ФИО ; примечание.

Читайте также: Журналы регистрации документов То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Документооборот исходящих документов Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке.

Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел. Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер. Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Третья графа номенклатуры: как заполнить ее без ошибок. Как обновить документы под новые Правила по охране труда. Роструд предупреждает о мошенниках, которые выдают себя за инспекторов. Как правильно закрыть журнал регистрации. Статьи по теме. Какие документы входят в систему организационно-правовой документации. Обновление приказов по предприятию в новом году.

Перечень действующих нормативных документов по делопроизводству. Вопросы по теме. Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? Как заверить копию документа, если в компании нет архива и номенклатуры дел?

Исходящие документы в организации

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Нумерация исходящих писем и приказов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Журнал регистрации исходящих документов

Активуйте подарунковий демодоступ. В статье - правила, которые помогут справиться с этими проблемами. Обеспечение учета, контроля за исполнением, оперативного использования имеющейся в документах информации. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.

Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ заполненные графы выделены курсивом. Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа совпадают. Аналогичным образом "Отметка об исполнении" заполняется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов. Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК.

Как регистрировать документы

.

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

Работа с входящими документами

.

.

.

.