Причины отказа в выдаче дел и документов архива реферат

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации. Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Содержание:

• Причины отказа в выдаче дел и документов архива реферат
• Основные формы и направления использования архивных документов
• Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации
• Использование документов государственного архива

Причины отказа в выдаче дел и документов архива реферат

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.

Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.

Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние как памятники истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, то есть по документной терминологии, постоянно. Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.

Основная цель — упорядочение и хранение документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда. Учитель предмета. Капкина А. Подготовка документов к архивному хранению……………………………….. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:. Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации сроками — в зависимости от категории организации и вида документов.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной организации Российской Федерации могут быть изменены Федеральным архивным агентством по согласованию с соответствующей организацией. Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и отраслевыми фондами. Временное хранение осуществляется архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации, религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения, об условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Федеральным архивным агентством. В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.

При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения — то есть архива, и в штатном расписании нет должности архивного работника архивариуса, архивиста, зав. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации.

Центральный отраслевой архив министерства ведомства , который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;. Центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;. Объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;.

Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные краевые , окружные городские и районные. В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:.

Обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;. Создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;. Организацию использования документов ведомственного архива;. Организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:. А Экспертизу оценку научной и практической ценности документов;. В Описание документов постоянного и долговременного хранения;. Д Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, и их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭПК.

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:. Наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;. Индекс дела; аннотация к документам дела для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы ;. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы до этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК ЭК учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы для описей дел поличному составу и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения вышестоящего ведомства, структурного подразделения изменилось или дело передано в другое учреждение структурное подразделение , на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

В необходимых случаях например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться количество их копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком в строку, после точки, с прописной буквы , а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов в скобках со строчной буквы.

При наличии в деле нескольких томов частей на обложку каждого тома части выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. Важным реквизитом обложки дела является дата дела, то есть годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию доклады, стенограммы, письма и т. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях например, по требованию судебно-следственных органов с разрешения руководителя учреждения.

При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу.

Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения канцелярии, секретариата, общего отдела и т. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив , предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях.

В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества по описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями.

Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом специальный сотрудник архива или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле. Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранение или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование.

Основные формы и направления использования архивных документов

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов. Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного вечного хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. В целях создания условий для работы специалистов пользователей непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации

Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании…………………………………………….. Цель работы — объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов. Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР. Правила работы ведомственных архивов стоит заметить, что они утратили силу основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива. Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов.

Использование документов государственного архива

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Утвердить Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов прилагается. Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов далее — Положение регулирует отношения, связанные с выдачей архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов далее — выдача архивных документов в Министерстве промышленности и науки Свердловской области далее — Министерство , устанавливает сроки и последовательность процедур действий , а также порядок взаимодействия с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями. Ответственным структурным подразделением Министерства за выдачу архивных документов является отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы.

.

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.

.

.

.

.

.

.

.

.